Even snel een e-mail herschrijven met een gratis AI-tool, een rapport laten samenvatten of een Excel-formule laten bedenken. Het lijkt onschuldig en efficiënt. Maar wat als jouw werkgever het gebruik van AI officieel niet toestaat? En wie is er eigenlijk aansprakelijk als er iets misgaat? Het fenomeen shadow AI – AI-gebruik buiten het zicht en beleid van de organisatie – neemt snel toe. En dat kan arbeidsrechtelijke gevolgen hebben.
In deze blog leggen we uit wat shadow AI is, welke risico’s je als werknemer loopt en hoe je problemen kunt voorkomen. Ook lees je wat De Unie voor je kan betekenen als het toch misgaat.
Wat is shadow AI?
Met shadow AI bedoelen we het gebruik van AI-tools door werknemers zonder toestemming van de werkgever, of buiten het vastgestelde beleid om. Denk aan gratis versies van chatbots, tekstschrijvers of vertaaltools die je via je privé-account gebruikt voor werkdoeleinden.
Dat gebeurt vaak met goede bedoelingen: tijd besparen, kwaliteit verbeteren of werkdruk verlagen. Maar juridisch gezien kan dit wél een probleem zijn, zeker als er met bedrijfsinformatie wordt gewerkt.
Waarom verbieden werkgevers soms AI-gebruik?
Steeds meer organisaties stellen regels op voor het gebruik van AI. Niet omdat ze tegen innovatie zijn, maar vanwege risico’s zoals:
- Datalekken en privacy
Veel gratis AI-tools slaan ingevoerde gegevens op of gebruiken die om hun modellen te trainen. Als je daarin vertrouwelijke informatie zet – zoals klantgegevens, interne rapporten of bedrijfsstrategieën – kan dat leiden tot een datalek. Dat kan strijdig zijn met de AVG en met interne privacyregels. Het kan tot schade en aansprakelijkheid leiden. - Schending van geheimhouding
In veel arbeidsovereenkomsten staat een geheimhoudingsbeding. Door bedrijfsinformatie in een externe AI-tool te stoppen, kun je dit beding overtreden, ook als je geen kwade bedoelingen had. - Overtreding van bedrijfsbeleid
Heeft je werkgever expliciet vastgelegd dat bepaalde tools niet gebruikt mogen worden? Dan kan gebruik van AI worden gezien als het niet opvolgen van redelijke instructies van de werkgever, met alle gevolgen van dien
Wie is aansprakelijk als het misgaat?
Een belangrijke vraag: wie draait er op voor de schade als er door shadow AI iets fout gaat?
- Richting derden (bijvoorbeeld klanten of toezichthouders) is de werkgever meestal aansprakelijk.
- Intern kan de werkgever jou als werknemer aanspreken, vooral als je bewust regels hebt overtreden.
In de praktijk hangt veel af van:
- of er duidelijk beleid was;
- of je dat beleid kende of had moeten kennen;
- of er sprake is van opzet of grove nalatigheid.
Mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen
Gebruik van AI zonder toestemming kan verschillende arbeidsrechtelijke consequenties hebben. Denk aan:
- een officiële waarschuwing;
- vastlegging in je personeelsdossier;
- uitsluiting van bepaalde taken of projecten;
- in ernstige gevallen: disciplinaire maatregelen of zelfs ontslag.
Ontslag is zeker niet automatisch aan de orde, maar bij herhaald of ernstig verwijtbaar handelen kan het risico wel toenemen.
Praktische tips: zo voorkom je problemen
Wil je slim én veilig omgaan met AI op je werk? Houd dan rekening met deze tips:
- Check het beleid
Bekijk je arbeidsovereenkomst, personeelsreglement of IT-beleid. Staat er iets in over AI, data of externe tools? - Vraag toestemming
Twijfel je of iets mag? Vraag het na bij je leidinggevende of IT-afdeling. Dat is altijd beter dan achteraf uitleggen. - Gebruik geen vertrouwelijke informatie
Voer nooit persoonsgegevens, klantdata, bedrijfsgevens, interne documenten, of vertrouwelijke informatie in gratis AI-tools in. - Geen omwegen
Gebruik geen privé-accounts of ‘slimme trucjes’ om blokkades te omzeilen. Dat maakt je positie juridisch zwakker. - Leg afspraken vast
Krijg je toestemming om AI te gebruiken? Vraag of dat schriftelijk kan worden bevestigd.
Conflict ontstaan? Dit kan De Unie voor je doen
Word je aangesproken op AI-gebruik of dreigt er een conflict met je werkgever? Dan sta je er niet alleen voor. De Unie kan:
- beoordelen of het beleid van je werkgever duidelijk en redelijk is;
- met je meekijken of je daadwerkelijk verwijtbaar hebt gehandeld;
- je adviseren over gesprekken met je werkgever;
- namens jou optreden bij een arbeidsrechtelijk geschil.
Juist bij nieuwe thema’s zoals AI is de juridische praktijk volop in ontwikkeling. Deskundig advies kan dan het verschil maken.
Conclusie
AI kan je werk makkelijker maken, maar stiekem AI gebruiken is geen goed idee. Shadow AI brengt risico’s met zich mee op het gebied van privacy, geheimhouding en arbeidsrecht. Door vooraf te checken wat mag en duidelijke afspraken te maken, voorkom je veel problemen. En loopt het toch uit de hand? Dan helpt De Unie je graag verder.
