Steeds meer mensen gebruiken AI op het werk. Je typt een vraag in een chatbot en binnen een paar seconden heb je een tekst, samenvatting of planning. Handig! Maar: wat mag je daar eigenlijk in zetten? En wanneer wordt het een datalek?
In dit blog lees je wat je wél en wat je beter níet met AI kunt delen. We kijken daarbij naar de AVG, de privacywet.
1. Wat zijn persoonsgegevens?
De AVG gaat over persoonsgegevens. Dat is alle informatie die iets zegt over een persoon die je kunt herkennen. Voorbeelden zijn: naam, adres, telefoonnummer, e-mail, personeelsnummer, IP-adres of een combinatie daarvan.
Er zijn ook bijzondere persoonsgegevens. Die zijn extra gevoelig. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
- gegevens over je gezondheid;
- ras of etnische afkomst;
- religie of levensbeschouwing;
- politieke opvattingen;
- seksuele gerichtheid;
- lidmaatschap van een vakbond.
Deze gegevens zijn zo gevoelig dat organisaties ze alleen in uitzonderlijke gevallen mogen gebruiken.
Belangrijk om te weten:
Alles wat je in een AI-chatbot zet, wordt verwerkt. Verwerken is een breed woord: het gaat om alles wat een organisatie met gegevens kan doen, zoals opslaan, bekijken, doorgeven of analyseren.
2. Wat kun je wél met AI doen op je werk?
Je kunt AI veilig gebruiken als je géén persoonsgegevens en géén bedrijfsgeheimen deelt. Denk bijvoorbeeld aan:
- a. Algemeen schrijfwerk
- “Schrijf een neutrale tekst over thuiswerken.”
- “Maak deze tekst duidelijker en korter.”
- Je plakt dan een tekst zónder namen van personen of bedrijven, zonder klantnummers en zonder gevoelige informatie.
- b. Voorbeelden zónder herkenbare personen
Je kunt een situatie beschrijven zónder dat iemand herkenbaar is. Bijvoorbeeld:- Wel: “Een medewerker op een kantoor heeft last van werkdruk. Hoe kan een werkgever hiermee omgaan?
- Niet: “Een vrouw van 34 uit Utrecht, met twee kinderen en een tijdelijk contract bij afdeling X, heeft paniekaanvallen.”
- Hoe minder details, hoe kleiner de kans dat iemand te herkennen is.
- c. Formats en ideeën
Je kunt AI vragen om een format of idee:- “Maak een voorbeeld van een vergaderagenda.”
- “Noem tien ideeën om werkdruk te verminderen.”
- Daarbij gebruik je geen echte namen of andere persoonsgegevens.
- d. Openbare teksten
Openbare informatie, zoals wetsteksten of al gepubliceerde beleidsstukken van de overheid, kun je laten samenvatten of uitleggen. Let wel op auteursrechten bij niet-openbare documenten.
3. Wat moet je nooit in een AI-chatbot zetten?
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) waarschuwt dat er steeds meer datalekken ontstaan doordat werknemers persoonsgegevens in AI-chatbots plakken. Vooral gratis chatbots leveren risico’s op, omdat niet altijd duidelijk is wat er met de gegevens gebeurt.
Zet in ieder geval níet in AI-chatbots:
- a. Gegevens van collega’s, klanten of patiëntenBijvoorbeeld:
- namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen;
- personeels- of klantnummers;
- salarisgegevens;
- roosters, verzuimgegevens;
- beoordelingen en functioneringsverslagen;
- BSN of kopieën van identiteitsbewijzen.
- b. Bijzondere persoonsgegevensOnder andere:
- gegevens over gezondheid (denk aan diagnoses, ziekmeldingen, medische afspraken);
- vakbondslidmaatschap;
- geloof of politieke voorkeur;
- seksuele gerichtheid.
Deze gegevens zijn volgens de AVG extra beschermd.
- c. Vertrouwelijke bedrijfsinformatieDenk aan:
- niet-gepubliceerde cijfers;
- strategische plannen;
- broncode en informatie over beveiliging;
- documenten onder geheimhouding.
Vuistregel:
Zou je de informatie ook niet naar een onbekende buiten het bedrijf mailen?
Dan hoort het ook níet thuis in een AI-chatbot.
4. Regels van je werkgever: wat betekent dat?
Veel organisaties maken regels over het gebruik van AI.
Dit noemen we hier het “beleid van je werkgever”.
Dat zijn de afspraken die je werkgever op papier zet, bijvoorbeeld in:
- een ICT-reglement;
- een privacyreglement;
- een AI- of securitybeleid.
Daarin staat bijvoorbeeld:
- of je AI mag gebruiken;
- welke tools je mag gebruiken;
- wat je er wel en niet mee mag doen;
- of er een interne, veilige AI-oplossing is.
Belangrijk:
Als je werkgever AI op het werk blokkeert, gebruik AI dan ook niet via een omweg.
Dus geen gratis chatbot via je privé-account om tóch die klantbrief te laten schrijven met echte gegevens.
Doe je dat wel, dan kun je zelf verantwoordelijk worden gehouden voor een datalek of een overtreding van het bedrijfsreglement.
Twijfel je? Vraag het aan je leidinggevende, HR, de OR óf De Unie.
5. Wat kan De Unie voor jou doen?
De Unie helpt je als je vragen hebt over AI op het werk, privacy en de AVG. Wij kunnen:
- met je meekijken of het gebruik van AI in jouw situatie mag;
- je adviseren als je twijfelt of iets een datalek is;
- je ondersteunen als je werkgever jou aanspreekt op verkeerd gebruik van AI;
- meedenken met de OR en met werkgevers over duidelijke regels voor AI op de werkvloer.
Heb je een concrete vraag of maak je je zorgen?
Neem dan contact op met ons Service Center via sc@unie.nl of 0345 851 963 (op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur).
