Wettelijk is er niets vastgelegd over reiskostenvergoeding. In veel cao’s, arbeidsovereenkomsten en bedrijfsreglementen zijn er wel afspraken over gemaakt. Vaak gaat het dan om een vergoeding voor de kosten die je maakt voor je woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Heb je daar ook nog recht op als je thuiswerkt vanwege corona? Onze experts leggen uit welke vormen van reiskostenvergoeding veel voorkomen, en welke gevolgen de coronacrisis hierop heeft.
Maar eerst: wat is reiskostenvergoeding precies?
Met een reiskostenvergoeding kan je werkgever jou tegemoetkomen voor kosten die jij moet maken om naar werk te komen of voor je werk te reizen. Van de Belastingdienst mag je werkgever je € 0,19 per kilometer belastingvrij betalen: alles daarboven telt als loon, en daar betaal jij dus belasting over. Er zijn grofweg twee vormen van reiskostenvergoeding: een vaste en een variabele. Welke vorm voor jou geldt? Dat staat in je bedrijfsreglement, cao of contract.
1. Vaste reiskostenvergoeding
Reis je minstens 36 weken per jaar naar dezelfde werkplek? Dan kan je werkgever jou een vaste reiskostenvergoeding geven. In het handboek loonheffingen is een formule vastgelegd om te bepalen hoe hoog deze vergoeding belastingvrij mag zijn. Hierbij gaan ze uit van een gemiddeld aantal werkdagen per jaar van 214. Voor de vaste vergoeding vermenigvuldig je het aantal werkdagen, het aantal kilometers en de vergoeding van € 0,19 per kilometer.
Twee voorbeelden:
Voorbeeld 1
Evelien reist 5 dagen per week naar kantoor. Heen en terug is dat 42 kilometer.
214 x 42 x € 0,19 = € 1.707,72 aan vaste onbelaste reiskostenvergoeding per jaar.
Voorbeeld 2
Rachid reist de ene week 4 dagen naar werk, de andere week 3 dagen. Heen en terug reist hij altijd 42 kilometer. Zijn maximale vaste reiskostenvergoeding is dus hetzelfde als van Evelien. Maar omdat Rachid minder dagen reist, krijgt hij ook minder vergoeding.
(1/2 x 4/5 x € 1.707,72) + (1/2 x 3/5 x € 1.707,72) = € 1.195,41 aan vaste onbelaste reiskostenvergoeding per jaar.
2. Variabele reiskostenvergoeding
Zijn je werkdagen niet zo vast of moet je altijd ergens anders zijn? Dan kan je werkgever ook kiezen voor een variabele reiskostenvergoeding. Jij maakt reiskosten, en die declareer je bij je werkgever. Hiervoor geldt dan ook weer het maximaal onbelaste bedrag van € 0,19 per kilometer. Reis je met het ov? Dan mag je werkgever ook de kosten vergoeden die je werkelijk hebt gemaakt. Kijk in je cao of bedrijfsreglement voor de regeling die voor jou geldt.
Je reiskostenvergoeding en corona
Vaste reiskostenvergoeding en corona
Je werkgever hoeft je geen vergoeding meer te geven, maar het mág wel. Fiscaal gezien mag je werkgever je vergoeding zes weken onbelast doorbetalen. Deze regeling voorkomt dat je vergoeding ineens stopt als je langdurig ziek of afwezig bent, maar is ook van toepassing als je nu ineens meer thuiswerkt. Vanwege corona heeft het Ministerie van Financiën aangegeven dat werkgevers ook ná deze zes weken de reiskostenvergoeding onbelast door mogen blijven betalen.
In ieder geval tot 1 februari 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
In januari 2021 komt het kabinet terug op hoe het na 1 februari 2021 om wil gaan met de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen.
Ook hiervoor geldt: je werkgever mag dit doen, maar het hoeft niet. Je kunt dit dus niet afdwingen.
Variabele reiskostenvergoeding en corona
Deze vergoedingsvorm stopt wel als je nu thuiswerkt door corona, want: als je thuiswerkt, maak je geen reiskosten en kun je ook niets declareren. Je hebt dus geen recht op reiskostenvergoeding.
Meer weten
Vragen over jouw reiskostenvergoeding, dit artikel of wil je meer informatie over jouw werk en corona? De Unie is er voor je. We zijn elke werkdag bereikbaar van 8.00 tot 18.00 uur. Neem gerust contact met ons op: sc@unie.nl of 0345 851 963.